Todos los que usan de Excel de forma periódica, han debido escuchar sobre las Tablas Dinámicas, y que esta herramienta es determinante a la hora de trabajar con datos y lograr obtener informes realmente útiles, ya sea laboralmente o de forma particular, y es que en verdad es cierto que la conceptualización sobre el manejo de bases de datos se ha convertido en un conocimiento básico dentro del ámbito profesional. Es en tal sentido que les traigo este artículo que viene con un tutorial práctico y sencillo para lograr comprender e iniciar con el uso de tablas dinámicas en Excel.
Bases de datos
Ya en Microsoft Excel 97 se tenía añadida la funcionalidad de Tablas Dinámicas, o Tablas Pivote, cuya característica es una de las mejores que se ha añadido a las hojas electrónicas de Office, y fue evolucionando con una interfaz más intuitiva y asistentes más versátiles con cada nueva versión de Excel.
Pienso que es importante tener la conceptualización sobre la administración de bases de datos y lógicamente tener conocimientos básicos sobre programación, principalmente conocer los algoritmos son base principal en cualquier área, incluso en la que uno menos piensa se vuelve una herramienta realmente útil, y creo firmemente que es indispensable si pensamos en lograr mayores éxitos laborales y personales.
Las bases de datos se componen básicamente de tablas, y cada tabla se compone de columnas o campos, utilizo la palabra campo porque en tablas dinámicas se utiliza bastante este término, y cada campo debe necesariamente contener un solo tipo de datos para que la información sea manejable sin opción a errores (fecha, número, texto, etc.).
Una vez construida una base de datos, las tablas permiten registrar filas, y cada fila contendrá valores en cada uno de los campos (columnas), de tal forma que podremos contar con una cantidad limitada y bien definida de datos, los mismos que podremos utilizar para obtener informes y resúmenes acorde a nuestras necesidades.
Es en este contexto que cada hoja de Excel es una tabla, con la única diferencia de que en cada celda (fila y columna/campo) se puede registrar cualquier dato, y la cantidad de campos (columnas) es inmensa, por lo que podemos considerar desde un punto más práctico de que un Libro Excel es básicamente una base de datos.
Preparando datos
Antes de crear una tabla dinámica, es importante contar con datos ordenados y con el formato adecuado, esto quiere decir que debemos seguir las siguientes reglas:
- Se debe contar con una cantidad bien definida de columnas y filas.
- Cada columna debe tener un formato de dato, por lo tanto, cada fila debe contener un dato adecuado para esta columna, básicamente use uno de los siguientes tipos de datos:
- Texto.
- Fecha.
- Número.
A continuación les muestro un ejemplo bien sencillo, una tabla con 3 columnas y 7 filas.
Tutorial
Ahora es hora de tomar un poco de concentración e ir paso a paso por el tutorial que aquí les dejo, una hoja Excel con un total de 20 pasos para comprender con ejemplos la construcción de tablas dinámicas con ejemplos bien sencillos y claros, el archivo Excel que les dejo cuenta con una hoja de presentación, 20 pasos, y una hoja final con recursos adicionales para ser estudiados, para concluir siga los siguientes pasos:
- Descargue el siguiente archivo Excel: Tutorial de tablas dinámicas.
- Abra el archivo en Microsoft Excel, lógicamente que debe habilitar el contenido cuando termine de abrir el documento.
- En la hoja de presentación haga clic en el botón Adelante >, con esta operación Excel desplazará al primer paso, a partir del primer paso (hoja 1), podrá desplazarse al siguiente paso haciendo clic en el botón Siguiente, e ir al paso anterior haciendo clic en el botón Anterior, o si lo prefiere puede navegar indistintamente entre cada hoja que usted decida.
- Una vez finalizado el tutorial, aplique lo que ha aprendido con algún ejemplo que piensa que puede facilitarle el uso de tablas dinámicas.
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