Este módulo Contempla la administración y control de la correspondencia y documentación que maneja la entidad, evitando el problema del tráfico de papel mediante la digitalización de los mismos centralizándolos en una base de datos institucional evitando el daño físico de los originales mediante la consulta en línea de los mismos, además de administrar, controlar y consultar todo el ciclo de vida de los procesos y documentos. 

Aspectos principales

Este módulo cuenta con las siguientes funcionalidades principales:

  • Administre la correspondencia interna, externa y enviada de la organización. 
  • Busque interactivamente los documentos. 
  • Detecte cuellos de botella en procesos administrativos. 
  • Capture toda la información valiosa de la entidad (independiente de su formato o soporte original) y ponga a disposición de los usuarios mediante las vías adecuadas. 
  • Registre y consulte a ubicación física de la documentación original. 
  • Controle el ingreso y salida física de la documentación original. 

Características

Adicionalmente es importante tomar en cuenta las siguientes características de este módulo:

  • Capacidad de trabajar a nivel de sucursales (sucursales/programas/proyectos). 
  • Herramienta tecnológica para la Integración y Orquestación del Archivo y Correspondencia, Sistemas y Organización. 
  • Registro de la correspondencia mediante el sistema de ventanilla única para evitar la dispersión de la misma. 
  • Creación de un sistema homogéneo parametrizable de numeración de correspondencia de entrada y salida. 
  • Centralización de un directorio institucional. 
  • Digitalización de la documentación y llevado a cabo de OCR.